E-social e SST: você tem certeza que a sua empresa está preparada?

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É fundamental para as empresas enviarem a documentação dentro do prazo ou até com antecedência. O atraso na entrega envolve penalidades na forma do pagamento de multas. Uma organização irregular perante a legislação sofre para sobreviver no mercado concorrido.

O eSocial foi criado para desburocratizar os processos relacionados ao empregado, já que dispensa a necessidade de preencher formulários e fazer declarações diferentes e independentes umas das outras. Todas as informações são entregues através de um único documento.

De qualquer forma, é preciso se ajustar à implantação do novo sistema, inclusive à forma de envio das informações sobre Segurança e Saúde do Trabalhador (SST)!

O eSocial

O eSocial é o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas. Assim estabeleceu o Decreto nº 8373/2014.

O sistema possibilita que as empresas declarem ao governo, de maneira unificada, tudo que diz respeito aos seus trabalhadores (a folha de pagamento, as contribuições do INSS, o aviso prévio, as escriturações, os dados sobre o Fundo de Garantia, as comunicações a respeito de acidentes ocorridos no trabalho e assim por diante).

Os grupos

Para facilitar a implantação e o ajuste das organizações ao novo sistema, o governo separou as empresas em quatro grupos, a saber:

·        primeiro grupo: as empresas de grande porte;

·        segundo grupo: as empresas de médio porte;

·        terceiro grupo: os empregadores que são pessoas físicas, optantes do regime tributário Simples Nacional, os produtores rurais (também pessoas físicas) e as instituições sem fins lucrativos);

·        quarto grupo: as entidades públicas.

As fases e as etapas

Outra medida adotada pelo governo para tornar mais fácil a implantação do eSocial foi a divisão em cinco fases, respeitando um cronograma com datas definidas:

·        primeira fase: o cadastro do empregador e tabelas;

·        segunda fase: o cadastro dos trabalhadores e dos eventos não periódicos;

·        terceira fase: o cadastro dos eventos periódicos (eventos de folha) e Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais (EFD Reinf);

·        quarta fase, primeira etapa: a Declaração de Créditos Tributários e Federais (DCTF) Web, que substitui a GFIP para as contribuição previdenciárias (INSS);

·        quarta fase, segunda etapa: a DCTFWeb, o encerramento da GFIP para FGTS;

·        quinta fase: os eventos SST.

A GFIP é a Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social. Assim, ela está relacionada tanto com o recolhimento do Fundo de Garantia como com o INSS.

A jornada do eSocial

A implantação do sistema já passou pela maioria dos grupos. No primeiro grupo, que envolve as grandes empresas (faturamento anual acima de R$ 78 milhões), a implantação teve início em janeiro de 2018.

A implantação no segundo grupo, ou seja, no grupo das empresas médias (faturamento anual entre R$ 4,8 milhões e R$ 78 milhões), teve início em julho de 2018.

No grupo três, o eSocial teve até janeiro de 2019 para implantar a primeira fase. Vale lembrar que, nesse grupo, estão inseridas as micro e pequenas empresas que optam pelo regime Simples Nacional.

O último grupo, que envolve as Organizações Internacionais e o Setor Público, terá até janeiro de 2020 para implantar o sistema.

O cronograma da implantação

Para compreender melhor a implantação do sistema, convém analisar o cronograma detalhado, contendo as fases e os respectivos prazos.

O cadastro do empregados e as tabelas

Para essa fase, estabeleceu-se o seguinte cronograma:

·        as grandes empresas: janeiro de 2018;

·        as outras organizações empresariais: 16/07/2018;

·        os empregadores pessoas físicas, as optantes do Simples Nacional, os produtores rurais PF e as entidades sem fins lucrativos: 10/01/2019;

·        os órgãos públicos e as organizações internacionais: janeiro de 2020.

Os eventos não periódicos, os dados dos trabalhadores e os seus vínculos com as empresas

Essa fase está respeitando os prazos:

·        as grandes empresas: março de 2018;

·        as outras organizações empresariais: 10/10/2018;

·        os empregadores pessoas físicas, as optantes do Simples Nacional, os produtores rurais PF e as entidades sem fins lucrativos: 10/04/2019;

·        os órgãos públicos e as organizações internacionais: 2020 (resolução específica).

A folha de pagamento

Para essa fase, o cronograma é o seguinte:

·        as grandes empresas: maio de 2018;

·        as outras organizações empresariais: 10/01/2019;

·        os empregadores pessoas físicas, as optantes do Simples Nacional, os produtores rurais PF e as entidades sem fins lucrativos: 10/07/2019;

·        os órgãos públicos e as organizações internacionais: 2020 (resolução específica).

A substituição da GFIP para o recolhimento dos valores pertinentes ao INSS

Essa fase tem os seguintes prazos:

·        as grandes empresas: agosto de 2018;

·        as outras organizações empresariais: abril de 2019;

·        os empregadores pessoas físicas, as optantes do Simples Nacional, os produtores rurais PF e as entidades sem fins lucrativos: outubro de 2019;

·        os órgãos públicos e as organizações internacionais: 2010 (instrução normativa específica).

A substituição da GFIP para o recolhimento de FGTS

Nesse caso, o cronograma é o seguinte:

·        as grandes empresas: fevereiro de 2019;

·        as outras organizações empresariais: abril de 2019;

·        os empregadores pessoas físicas, as optantes do Simples Nacional, os produtores rurais PF e as entidades sem fins lucrativos: outubro de 2019;

·        os órgãos públicos e as organizações internacionais: 2020 (circular específica da Caixa Econômica Federal).

Os dados de segurança e saúde do trabalhador (SST)

Para essa fase final, estão definidas as seguintes datas:

·        as grandes empresas: julho de 2019;

·        as outras organizações empresariais: janeiro de 2020;

·        os empregadores pessoas físicas, as optantes do Simples Nacional, os produtores rurais PF e as entidades sem fins lucrativos: julho de 2010;

·        os órgãos públicos e as organizações internacionais: janeiro de 2021.

As informações sobre SST

As informações sobre SST ainda não começaram para nenhuma organização. Somente a partir de julho de 2019, as grandes empresas começarão a prestar declarações nesse sentido.

A essas informações recolhidas sobre os funcionários terão acesso: a Caixa Econômica Federal; o Ministério da Previdência Social (MPS); o Instituto Nacional do Seguro Social (INSS); a Receita Federal do Brasil (RFB) e o Ministério do Trabalho e Emprego (MTE).

As informações relativas ao eSocial e à SST devem ser fidedignas e entregues pontualmente. Contar com o suporte de uma empresa especializada que forneça os recursos necessários e permita ao gestor manter maior controle sobre os funcionários é uma estratégia para evitar erros e otimizar o trabalho, mantendo-se em dia com os órgãos fiscalizadores.

Se ainda sente dúvidas sobre como deverá proceder, se sente que uma ajuda específica é importante para a adaptação ao sistema, entre em contato com a MedNet e confira como ela pode ser um grande aliado!

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