No ano de 2018, o Brasil aprovou a lei geral de proteção de dados ou LGPD sobre princípios, direitos e deveres que devem ser adotados no tratamento de dados pessoais. Assim, normatiza o trabalho das empresas que coletam, tratam e armazenam dados pessoais. Com isso, inevitavelmente exigirá novas tecnologias para recursos humanos (RH).

Para se adequar à condição da LGPD no RH, será necessária a criação ou ampliação de um suporte para recursos de tecnologia, capaz de verificar os principais processos, como uso e guarda de dados. Do mesmo modo, será preciso avaliar se os procedimentos estão sendo executados da forma como as diretrizes legais determinam.

Quer saber mais sobre a lei de proteção de dados e como ela atinge o RH de sua empresa? Acompanhe esse texto e descubra quais são as estratégias mais importantes nesse contexto. Confira!

Afinal, o que é a lei geral de proteção de dados?

A LGPD amplia os conceitos de tratamento de informações pessoais tanto em setores públicos quanto em setores privados, de pessoa física ou jurídica. Entre as novidades que a nova lei trouxe, está a criação do conceito de “dados sensíveis”.

Esses dados sensíveis, por sua vez, são constituídos de informação referente à origem racial ou étnica, prática religiosa, posicionamentos políticos, estado de saúde ou orientação sexual do indivíduo. Esses registros têm um caráter de confidencialidade maior e passam a ser mais protegidos com o objetivo de evitar qualquer tipo de discriminação.

Outra novidade que a lei disciplina é a maneira como as informações são coletadas e tratadas em determinadas situações, especialmente nos meios digitais. Por exemplo, a lei determina maior privacidade em situações como cadastros, textos e fotos quando publicadas em redes sociais.

Qual é a relação do RH com a nova lei?

É sabido que o setor de recursos humanos (RH) é responsável por grande parte do processamento e controle de dados pessoais das empresas. Uma das principais medidas a serem tomadas para se adaptar à lei segue no sentido de identificar e certificar as informações dos trabalhadores que estão sob sua responsabilidade.

Além disso, é importante conhecer a forma pela qual essas informações são armazenadas e quanto tempo elas devem permanecer guardadas nos bancos de dados da empresa. Assim, por exemplo, durante um processo seletivo, o setor de RH deve criar termos de consentimento de uso de dados dos candidatos e deixar claro quais serão mantidos em arquivo.

Como as novas tecnologias para RH podem facilitar a aplicação da lei?

A LGPD vai certamente unir ainda mais a área de RH com a de tecnologia da informação (TI), uma vez que as empresas serão obrigadas a criar e revisar suas políticas internas de tratamento de dados. Desse modo, fica claro quais setores poderão ter acesso aos dados de candidatos, colaboradores e clientes.

Para tanto, será preciso aplicar ferramentas eficientes e com interface de fácil implementação, a fim de que todo o pessoal de RH consiga ter acesso aos dados de maneira mais ágil e segura. Assim, é necessário se adequar às novas responsabilidades para garantir a proteção dos dados acessados.

Isso significa que a adoção de tecnologia pelo setor é indispensável. Nesse sentido, despontam os sistemas de gestão de RH que garantem segurança no armazenamento de dados e análises das informações. Na verdade, a tecnologia de informação é urgente para atender aos impactos que a legislação já provoca sobre o RH.

De maneira geral, as empresas devem aproximar RH e TI para que esses setores da organização atuem em conjunto adequando as soluções para atendimento às premissas da lei. Na verdade, boa parte do trabalho será resultante da parceria desses setores, cada um com sua expertise.

Quais os principais impactos da LGPD para o RH da empresa?

Por operar essencialmente com dados confidenciais, o RH é o primeiro setor que precisa estar adequado à LGPD. Nesse sentido, deve dispor de procedimentos e sistemas que garantam a privacidade dos dados sem, no entanto, impedir a agilidade das operações que conduzir.

Ao mesmo tempo, o RH precisa dispor da documentação referente ao consentimento do envolvido para utilização de seus dados. As principais rotinas do setor que necessitarão de atenção podem ser destacadas são:

  • a constituição de um banco de currículos;
  • o fornecimento de dados à seguradora referente ao plano de saúde;
  • o compartilhamento de dados com a organização responsável pela folha de pagamentos da empresa;
  • a remessa de dados para os sindicatos das categorias pertinentes e órgãos públicos;
  • a manutenção dos resultados dos exames admissionais;
  • a manutenção dos dados cadastrais pessoais.

De todo modo, a legislação não autoriza a obtenção de dados não essenciais para as atividades desenvolvidas pela organização. Dessa forma, trata-se de mais um cuidado a ser observado pelo RH ao promover procedimentos de seleção de pessoal para os seus quadros.

Qual a relação entre LGPD e home office?

A LGPD se aplica ao sistema de trabalho em home office. Como se trata de uma experiência relativamente nova para muitas empresas, é importante tratar com atenção os casos dos colaboradores que estão operando à distância.

A organização deve dispor de modo formal de sua política de home office, onde estão explicitadas as regras e procedimentos, e que precisa ser referida no contrato que formaliza esse sistema de trabalho. Assim, devem estar definidas as medidas e os cuidados que precisam ser tomados pelo colaborador para segurança de dados.

Trata-se, de fato, de um interesse da própria empresa, mas também de colaboradores e candidatos. Outra observação importante: é recomendável que exista um acordo de confidencialidade firmado entre as partes que transacionam dados, para a segurança e maior tranquilidade de todos.

De todo modo, algumas precauções precisam ser adotadas, entre as quais podem ser relacionadas como mais importantes:

  • formalizar a política de home office;
  • registrar em documento toda comunicação realizada à distância com o colaborador;
  • manter em arquivo os termos de consentimento de cada usuário;
  • promover permanentemente encontros online para capacitação e treinamento na política de segurança de dados da empresa;
  • fazer uso de redes virtuais privadas (VPNs) com autenticação (login);
  • adotar duplo fator de autenticação;
  • fazer uso de outras soluções tecnológicas para fins de armazenamento de dados seguro.

Como se viu, a presença das previsões da LGPD no RH se traduz pela necessidade de atenção e medidas concretas de cuidado com vistas à segurança dos dados transacionados entre colaborador, candidato, cliente e a empresa. Um bom sistema de gestão de RH é a grande resposta da tecnologia para essa nova realidade.

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