Pequenas e médias empresas já podem começar a se preparar para o eSocial

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O processo de implementação do eSocial começou em 2018. A plataforma online do governo, unifica a entrega de 15 obrigações da área trabalhista, para empresas, pessoas jurídicas (incluindo MEI) e pessoas físicas.

Agora, ao invés de preencher várias guias e entregá-las em canais diferentes, o empregador deverá usar apenas o sistema para manter a contratação dos funcionários na legalidade. O sistema obrigatório está sendo implementado aos poucos. MEIs, micro e pequenos negócios já devem começar a usar algumas funções do eSocial a partir de julho deste ano.

Para evitar preencher as informações com pressa e cometer erros que prejudiquem a empresa e o funcionário, existem algumas dicas para fazer a transição com mais segurança e tranquilidade:

1. Prepare a documentação atualizada dos seus empregados e do seu negócio

Separe desde já cada documento e registro dos seus funcionários, especialmente porque no sistema deverá ser cadastrado o histórico de cada trabalhador.

2. Oriente previamente o responsável por realizar as obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas da sua empresa

Com o eSocial serão solicitadas diversas informações sobre os contratos de trabalho, como histórico cadastral e contratual, nome social do funcionário, dados de trabalhadores estrangeiros, entre outros. Os responsáveis pelo RH e contabilidade deverão estar bem informados sobre todas estas questões para evitar erros.

3. Obtenha um Certificado Digital

O Certificado Digital é uma espécie de assinatura eletrônica que garante a legalidade das operações virtuais, e é utilizado em outros processos e sistemas relacionados ao cumprimento de obrigações legais. Você deve ter um modelo A1 ou A3, válidos pelo padrão ICP Brasil, para poder utilizar o eSocial.

4. Compatibilidade de arquivos

Procure saber se o sistema que você utiliza nas operações digitais (como folha de pagamento, entre outros) geram arquivos aceitos no eSocial e, caso não sejam compatíveis, tente adequar o mais rápido possível.

5. Envie as informações para o eSocial

Após ter todas as informações a empresa deve fazer o upload dos arquivos no formato exigido pelo governo e utilizar um sistema mensageiro para enviar ao eSocial.

Com o Grupo MedNet a empresa tem acesso a uma Plataforma Web. Por meio dela é possível baixar as tabelas referentes a saúde e segurança do trabalho no layout exigido pelo governo. Depois de baixado os arquivos, é só utilizar o sistema mensageiro para enviar as informações de forma rápida, fácil e segura.

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