GED é a abreviação de gestão eletrônica de documentos, mas quais são as 6 maiores vantagens da gestão eletrônica? Além da organização, o arquivamento e controle de documentos estão entre os destaques dos benefícios. Conheça todas as vantagens a seguir.
GED: quais são as 6 maiores vantagens?
Os benefícios da adoção de um sistema de GED (abreviação de gestão eletrônica de documentos) são muitos, sendo que o GED surge como solução que, além de facilitar a tramitação e o acesso das informações, organiza e ganha tempo para as empresas.
O trabalho de organização, arquivamento e controle de documentos em uma empresa, pode consumir boa parte do tempo da jornada de trabalho de qualquer colaborador, bem como trazer para a empresa um custo a mais – caso opte pela contratação de um colaborador apenas para isso, por isso, ao adotar um sistema GED, além de segurança com a confidencialidade no trato das informações e documentação, a otimização do tempo é vista como outro grande benefício.
Primeira vantagem: confidencialidade no arquivamento de informações
Ao adotar um sistema de gestão eletrônica de documentos, a confidencialidade no arquivamento das informações é algo importante, bem como o acesso a elas, afinal, é possível selecionar quem pode acessar as informações e com isso preservar todos os dados. Todo processo é feito via login e senha próprio (que fica registrado o IP da máquina de acesso, dados da pessoa, horário de acesso e os arquivos visualizados), bem como todas as informações ficam arquivadas em nuvem, para maior agilidade e segurança.
Segunda vantagem: redução de custos
A redução de custos com a impressão de documentos é algo real, afinal, muitas empresas têm gastos diretos com toner da impressora, papel, manutenção da impressora, além dos gastos ambientais – árvores para a produção de papel/ celulose, bem como todos os resíduos gerados, como cartuchos, embalagens plásticas e outros. Além disso, os custos operacionais, como espaço e mão de obra para gestão dos documentos impressos.
Com a implantação do GED, a impressão de documentos é pontual (caso necessário) ou sob demanda, reduzindo consideravelmente os custos.
Terceira vantagem: otimização de tempo e melhora na produtividade
Já pontuamos duas grandes vantagens da gestão eletrônica de documentos, mas uma das vantagens que merece destaque é a otimização de tempo, bem como a melhora na produtividade.
O acesso à documentação passa a ser mais rápido em razão da facilidade de pesquisa (encontrar um documento), abertura da pasta e leitura do documento sem se levantar da mesa de trabalho, por exemplo. Da mesma forma, como não houve desarquivamento físico, não haverá necessidade de mais tempo e trabalho para novo arquivamento e com isso, otimização de tempo e melhora na produtividade. Todas essas características de um sistema de GED se traduzem em maior eficiência na rotina do dia a dia.
Quarta vantagem do GED: diminuição no espaço físico
Ao optar por um sistema de GED toda demanda por espaço para arquivamento de documentos impressos, ainda o conceito de “arquivo morto”, é descartada. A digitalização de documentos resultante da implantação de um sistema de GED pode proporcionar uma grande economia de espaço físico liberando áreas que seriam utilizadas para arquivos. Além disso, como se viu, há uma redução no trabalho exigido quando se faz uso de arquivos físicos (arquivamento manual, limpeza).
Dependendo da atividade desenvolvida pela empresa, o volume pode ser considerável, exigindo espaços muitas vezes não disponíveis, assim, a implementação de gestão eletrônica desocupa também alguns espaços de T.I, especialmente quando se passa a trabalhar com armazenamento em nuvem. Assim, a economia de espaço também é obtida com a liberação de servidores e algum mobiliário cuja significância depende do tamanho da empresa.
Quinta vantagem: maior acessibilidade aos documentos
Um documento em sua forma física tradicional só pode ser acessado por uma pessoa de cada vez, ou será necessário produzir cópias para que outros também disponham. Nesse caso, a confidencialidade da informação corre um risco maior. Aqui vale ser considerada a lei geral de proteção de dados pessoais (Lei No 13.709/2018).
A gestão eletrônica de documentos, quando faz uso do armazenamento de dados em nuvem, amplia suas facilidades. Essa tecnologia permite que os arquivos possam ser acessados de qualquer lugar, em qualquer tempo e por todos que estiverem autorizados para isso.
Para empresas que têm filiais, essa acessibilidade permite o trâmite imediato de documentos em qualquer parte do mundo, assim como nos casos de atualização de normas – por ser digital. O resultado é simples: maior agilidade, segurança e economia de tempo.
Sexta vantagem do GED: mais segurança para o acervo da empresa
A ocorrência de sinistros como incêndios, inundações e mesmo vandalismo podem provocar a perda de documentos importantes. Por vezes, todo o registro histórico de uma empresa é danificado ou perdido. Assim, a gestão eletrônica de documentos garante segurança para todo o acervo de dados, além de se proteger também por meio de sistemas de backup. Com isso, mesmo no caso de acidentes nos sistemas informatizados, cópia integral de todo e qualquer documento poderá estar protegida em locais diferenciados.
Essa proteção e segurança pode ser inerente ao sistema implantado na empresa e automatizada, para que se efetive com a periodicidade que se queira. Assim, a cada intervalo definido, o próprio sistema realiza cópia do acervo que será mantida em segurança e atualizada, garantindo assim, eficiência na segurança dos dados/ documentos.
Muitas são as vantagens da implantação de um sistema de GED para a empresa. A MedNet conta com as mais atualizadas tecnologias em seus processos, a fim de oferecer segurança de dados dos seus clientes e mais do que isso, excelência em toda prestação de serviços.
Entre em contato agora mesmo e conheça todas soluções que a MedNet pode oferecer para o seu negócio!
