Ter o próprio negócio envolve uma série de dificuldades, tanto na sua administração interna e busca por oportunidades. O sistema tributário brasileiro é um dos mais complexos no mundo inteiro. Para lidar com isso, foi criado o eSocial.
Muitos empreendedores já conhecem este sistema de alguma maneira, mas nem todos sabem como lidar com o eSocial na prática. Isso leva a vários erros comuns, que também podem implicar na cobrança de multas, ou mesmo, fechar a sua empresa. Independente de qual seja sua área de atuação, é interessante conhecer o eSocial e ver quais obrigações sua empresa deve cumprir nele.
Para te ajudar com isso, falaremos um pouco mais sobre o eSocial na prática, como ele funciona e dar algumas dicas para usá-lo melhor. Acompanhe.
Qual é o objetivo do eSocial?
Criado pelo Governo Federal, o eSocial é um projeto com o objetivo de facilitar o cumprimento das obrigações tributárias e trabalhistas de vários empregadores, unificando tudo em uma mesma plataforma. Dessa forma, é possível eliminar o envio de dados repetidos, reduzir o tempo necessário para enviar os documentos e evitar erros comuns nesse processo.
Outra coisa que o eSocial faz é permitir a padronização de muitas dessas informações e documentos. Isso é muito útil para facilitar o cruzamento de dados pelo governo, reduzindo o tempo necessário para fazer verificações dentro do sistema. A longo prazo, isso também reduz seu custo de manutenção.
Quais são as funcionalidades do eSocial na prática?
Como já mencionamos, a intenção do eSocial é permitir que as principais obrigações acessórias de uma empresa sejam cumpridas através de uma única plataforma, tornando os processos mais fáceis para os empreendedores. Dentre as principais destas tarefas, podemos destacar:
- campo de admissão, onde é informado quando um novo colaborador se junta à empresa;
- controle de frequência, registrando se algum profissional esteve fora de serviço por qualquer motivo;
- comunicação de acidentes de trabalho, um relatório obrigatório sempre que algum funcionário sofre algum acidente;
- informações fiscais e tributárias, removendo a necessidade de cumprir estas mesmas obrigações diante de outros órgãos, como a receita federal.
Depois que você se familiarizar com as funções, será bem mais fácil cumprir todas essas tarefas na sua empresa.
6 dicas para utilizar melhor o eSocial
Agora que você entende a importância do eSocial, na prática, é hora de saber como usá-lo com eficiência. Para te ajudar com isso, listamos aqui algumas dicas que você pode começar a colocar em prática. Confira, a seguir.
1. Estude as regras do sistema
O primeiro passo para utilizar qualquer ferramenta com o máximo de eficiência, incluindo o eSocial, é entender como ela funciona e quais são suas funções. Já listamos algumas delas acima, mas também vale a pena se inteirar em relação aos detalhes de como elas são executadas e como você precisa se organizar.
Há sempre um grande número de documentos e prazos envolvidos, que exigem preparação e agendamento. Se você tirar algum tempo agora para entender tudo isso melhor, tudo deve fluir mais facilmente no futuro.
2. Mantenha sua documentação organizada
Mesmo que ainda seja muito cedo para prestar contas ao eSocial, ainda é importante que você organize todos os documentos que eventualmente serão exigidos. Dessa forma, eles podem ser rapidamente entregues, com todos os dados corretos, assim que for estipulado o início do prazo de entrega.
Para isso, você também precisa compreender bem quais são as normas que essa documentação deve atender e qual é o formato indicado de entrega dos dados. É mais fácil realizar este trabalho gradualmente ao longo do tempo do que acumular e ter que lidar com tudo no último minuto.
3. Deixe os dados de colaboradores sempre atualizados
Uma das principais utilidades do eSocial na prática é facilitar o registro de todos os colaboradores dentro do seu negócio. Este registro, por sua vez, é uma das suas obrigações acessórias, sendo necessária para o cumprimento de normas trabalhistas e para que os profissionais exijam alguns de seus direitos.
A atualização destes dados é outra tarefa de rotina para qualquer negócio. Caso um funcionário seja contratado, desligado ou tenha suas atribuições alteradas, você precisa incluir estas mudanças no eSocial. Dessa forma, pode confirmar quais são suas demais obrigações com relação à segurança no trabalho, por exemplo.
4. Acompanhe de perto o calendário para suas obrigações
Mesmo que todas as obrigações estejam dentro de uma mesma plataforma, ainda existem muitas pessoas que deixam passar alguns prazos importantes no eSocial. Seja por falta de planejamento ou de conhecimento. Como consequência, elas sofrem multas e a empresa sai bastante prejudicada.
Felizmente, como está tudo dentro de um mesmo canal, é mais fácil acompanhar estes prazos e os dados que precisam ser enviados a cada evento. Basta ficar de olho no portal do eSocial e manter uma agenda bem atualizada em sua empresa. Melhor que perder dinheiro por um simples descuido.
5. Tenha um time dedicado a cumprir estas obrigações
Reunir e organizar um grande número de documentos ainda é bem difícil, mesmo que a utilização do eSocial na prática seja bem mais simples atualmente. Sendo assim, você ainda precisa de profissionais dedicados a coletar estes dados e fornecê-los à plataforma.
O tamanho da equipe aqui é proporcional ao da empresa e ao número de obrigações acessórias, mas, em geral, é um investimento relativamente pequeno de recursos humanos.
6. Utilize um software de gestão para te auxiliar
Por fim, mas não menos importante, lembre-se de investir em tecnologia para facilitar o trabalho. Ter um software de gestão compatível com o eSocial facilita bastante estas tarefas, especialmente se ele tem a função de emissão de relatórios ou já conta com ferramentas para otimizar a organização de documentos.
Com estas dicas, você já está pronto para utilizar o eSocial na prática com o máximo de eficiência. Basta se informar um pouco e você facilitará bastante o cumprimento de suas obrigações acessórias.
Se quiser se aprofundar um pouco mais, veja também nosso artigo sobre as mudanças na admissão no eSocial e esteja ainda mais preparado.
