Para ajudar você a entender melhor o assunto e evitar problemas na sua gestão de RH, explicaremos melhor o que é o eSocial, qual é seu objetivo, quais são as principais mudanças envolvidas na admissão de novos colaboradores e quais benefícios gerais ele oferece.
Nos últimos anos, o número de empreendimentos tem crescido cada vez mais ao longo do tempo, se tornado uma atividade bem comum em diversas partes do país. Porém, algo que ainda tem impedido muitas pessoas de expandirem seus próprios negócios é a dificuldade em cumprir várias obrigações fiscais, especialmente no que diz respeito à contratação de funcionários. Para isso foi desenvolvido o eSocial.
Se você é empreendedor, então já deve conhecer esta plataforma de alguma maneira. Porém, como qualquer outro recurso do governo, ela também passa por várias mudanças ao longo do tempo. É importante estar atento a isso na hora de preencher a admissão no eSocial, ou você poderá cometer vários erros graves.
Acompanhe e aprenda mais sobre o assunto.
O que é e para que serve o eSocial?
De forma bem simples, o eSocial é uma plataforma digital criada pelo governo com o objetivo de simplificar o trabalho de gestão tributária e prestação de contas dentro de empresas de todos os portes. Graças à criação do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), se tornou possível condensar todo o envio de documentos em um mesmo canal, facilitando o cruzamento de dados.
A intenção aqui é que, com apenas um formulário e um calendário para ser acompanhado, os empresários podem fazer sua prestação de contas de modo mais organizado e com menos erros. Isso é especialmente útil para processos envolvendo a admissão de novos funcionários, que é um dos componentes básicos do eSocial.
Além disso, há também uma série de documentos que são exigidos pela plataforma:
- Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED);
- Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS);
- Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT);
- Comunicação de Dispensa (CD);
- Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social (GFIP);
- Livro de Registro de Empregados (LRE);
- Relação Anual de Informações Sociais (RAIS);
- Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP);
- Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF);
- Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF);
- Quadro de Horário de Trabalho (QHT);
- Manual Normativo de Arquivos Digitais (MANAD);
- Guia da Previdência Social (GPS);
- Guia de Recolhimento do FGTS (GRF).
Naturalmente, alguns destes itens podem ser removidos, assim como outros podem ser adicionados, de acordo com mudanças nas exigências do governo e otimizações.
O que mudou com relação à admissão no eSocial?
Como já mencionamos, o eSocial passa por algumas mudanças de tempos em tempos, para melhor acomodar diferentes questões do mercado de trabalho. Veja aqui algumas das mais importantes.
Admissões gerais
No que diz respeito à admissão de novos colaboradores, um ponto importante a lembrar é que não é mais possível fazer admissões retroativas. Tudo deve ser preenchido no eSocial no mesmo dia em que o funcionário entra na empresa. Além disso, quaisquer documentos do empregado referentes ao contrato de trabalho devem ser enviados um dia antes da sua admissão, ou no mesmo dia, caso isso não seja possível.
Caso ainda falte algum documento, a empresa pode enviar uma admissão preliminar com as seguintes informações:
- nome completo do empregado;
- CPF do empregado;
- data de nascimento;
- data da admissão;
- qualificação cadastral do empregado.
Uma vez que o empregado traga todos os documentos pendentes, estes devem ser enviados para realizar uma admissão efetiva.
Admissão de profissionais estrangeiros
As informações básicas são as mesmas usadas em qualquer admissão no eSocial, mas também é necessário incluir mais alguns dados:
- data da chegada;
- condição de estrangeiro;
- registro de estrangeiro;
- órgão emissor do registro de estrangeiro;
- data expedição do registro estrangeiro;
- validade do visto;
- data validade CTPS.
Admissão de profissionais autônomos
Caso a empresa deseje contratar alguém como MEI (Microempreendedor Individual) autônomo, primeiro, ele deve ser prestador de um destes serviços:
- hidráulica;
- elétrica;
- pintura;
- carpintaria;
- alvenaria;
- manutenção;
- reparo de veículos.
Além disso, também é necessário preencher os seguintes dados:
- nome completo;
- CPF;
- PIS/NIT;
- data de nascimento;
- qualificação cadastral.
Quais são os benefícios oferecidos pelo eSocial?
Realizar a admissão no eSocial traz várias vantagens para a empresa e seus processos administrativos. Seja você um pequeno empreendedor que não tem muito conhecimento ou um gestor de uma grande empresa, esse sistema contribui bastante com seus resultados. Veja aqui alguns dos principais e como eles impactam o seu trabalho.
Maior transparência judiciária
Uma das principais intenções da criação do eSocial foi justamente assegurar a maior transparência das empresas no que diz respeito à admissão de colaboradores e ao cumprimento de leis trabalhistas.
Especialmente por pequenos empreendedores, que geralmente não entendem exatamente como cumprir essas obrigações. Com esta plataforma, todos os dados ficam mais facilmente acessíveis e podem ser fiscalizados rapidamente.
Otimização da gestão
O processo de gestão de uma empresa depende bastante do cumprimento de suas obrigações fiscais, tanto quanto da coordenação de seus processos internos. Com todos os documentos enviados e revisados através da mesma plataforma, você pode planejar as suas obrigações e utilizar melhor seu tempo.
Evitar erros de documentação
Como o processo de admissão no eSocial segue sempre as mesmas regras e prazos básicos, também é mais fácil para a empresa enviar todos os documentos corretamente, minimizando as chances de alguma disputa futura. Com o tempo, isso contribui bastante para manter o melhor ritmo e desempenho do seu setor fiscal.
Melhorar a produtividade do RH
Por fim, mas não menos importante, não ter que se preocupar tanto com a parte mais burocrática das admissões é sempre um ponto positivo para os profissionais de Recursos Humanos. Isso dá a todos, mais tempo para se concentrar na melhoria de processos, capacitação da equipe e promover o melhor clima organizacional, elevando a produtividade.
Agora que você entende melhor a admissão no eSocial, a importância desse sistema e algumas de suas mudanças, é hora de utilizar melhor essa plataforma. Com um pouco de prática, isso deve melhorar consideravelmente os processos de contratação no seu negócio.
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