Evite multas do eSocial. O cumprimento de obrigações acessórias no Brasil sempre foi bastante complicado, com vários documentos enviados a vários órgãos. Isso fazia com que muitos empregadores tivessem dificuldade para prestar suas contas corretamente. Para isso, foi criado o eSocial, uma plataforma unificada para prestação de contas, reduzindo o risco de erros por parte do empreendedor.

Porém, isso não significa que esses erros são impossíveis. Ainda é possível sofrer com multas do eSocial caso certos dados não sejam fornecidos dentro do prazo ou contenham informações incorretas. E, dependendo da sua infração, elas podem ficar bem pesadas. Por isso é importante ter cuidado redobrado com elas.

Para que essas multas não causem nenhum problema sério em seu orçamento, vamos falar um pouco mais sobre as principais delas e quais atitudes você pode tomar para evitá-las. Acompanhe.

Quais são as principais multas do eSocial?

Existem várias informações a serem enviadas por meio dessa plataforma, mas pode ser difícil avaliar cada detalhe. Consequentemente, se você não prestar bastante atenção, pode ser pego em algum erro e ter que lidar com uma multa. Algumas das principais às quais você deve atentar estão listadas abaixo.

1. Atraso na inclusão de dados na folha de pagamento

Uma das tarefas a serem cumpridas por meio do eSocial é o envio de dados relativos à folha de pagamento de cada colaborador. Os dados específicos são definidos dentro da plataforma, o que pode dificultar a adequação de algumas empresas a esse modelo. Por isso é útil separar os dados com antecedência.

Caso essa norma seja descumprida, com envio atrasado ou dados incorretos, então a empresa terá que arcar com uma multa de valor variável, a partir de R$1.812,87. O valor total a ser pago dependerá do número de envios incorretos ou atrasados. Lembrando que, enquanto estiver dentro do prazo, é possível retificar as informações.

2. Recolhimento de FGTS

Outra regra que passou a vigorar para todas as empresas mais recentemente é a do recolhimento do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço por meio do portal eSocial. Mais especificamente, por meio do Guias de Recolhimentos mensais e rescisórios do FGTS (GRFGTS), o qual substitui a GRF (Guia Recolhimento FGTS) e a GRRF (Guia Recolhimento Recisório FGTS).

Considerando que o pagamento do FGTS é uma obrigação da empresa e direito do trabalhador, a multa respectiva pode ser bem pesada, dependendo do caso. A princípio, para cada profissional não computado ou atrasado, a multa pode variar entre R$10,64 e R$106,41, dobrando o valor para casos reincidentes. Dessa forma, erros pontuais não pesam tanto, mas negligência generalizada sim.

3. Exames médicos ocupacionais exigidos por lei

Para setores de trabalho onde há certo risco físico envolvido, as empresas devem pedir uma série de exames médicos que comprovem sua possibilidade de atuar com segurança. Para comprovar a realização desses exames, o contratante deve enviar o Atestado de Saúde Ocupacional (ASO) emitido pelo médico ao eSocial. Isso ajuda no diagnóstico precoce de doenças e evita que pessoas com saúde comprometida fiquem em cargos inadequados.

O prazo para o registro de cada ASO é até o dia 7 do mês seguinte à sua data de sua emissão. E, caso essa norma não seja cumprida, o empregador deve pagar uma multa variando entre R$402,53 e R$4.025,55 para cada exame não enviado.

4. CAT — Comunicado de Acidente de Trabalho

Caso ocorra algum acidente dentro do ambiente de trabalho, seja associado a uma máquina, a um risco químico ou qualquer outro tipo, a empresa deve notificar a Previdência Social, emitindo um CAT. Até o primeiro dia útil após a ocorrência, ou imediatamente, esse documento deve ser enviado ao eSocial, mesmo que o acidente me questão não gere necessidade de afastamento do empregado.

O valor das multas do eSocial para atrasos no envio do CAT variam, indo do valor mínimo ao máximo do salário de contribuição do INSS, sendo esse valor dobrado em caso de reincidência. Esse valor é reajustado anualmente, então você deve conferi-lo para confirmar os números.

5. Atualização e alteração de dados do colaborador e do contrato de trabalho

Por fim, mas não menos importante, é dever do empregador manter o cadastro de todos os seus contratados via CLT bem atualizado. Isso inclui também momentos em que há alguma alteração de contrato, aumento ou redução salarial, redimensionamento da jornada de trabalho, mudança de setor ou mudança de dados pessoais.

Essa tarefa tem grande importância, pois impacta na concessão de outros direitos garantidos ao trabalhador. Para cada empregado cujos dados não estão atualizados, incide uma multa de R$600. Sendo assim, cada um desses atrasos ou erros têm impacto considerável.

Como evitar as multas do eSocial?

Considerando os valores citados acima, é fácil concluir que essas multas pesam bastante no orçamento de várias empresas. Por isso é importante investir em estratégias para evitar que esses erros ocorram.

Veja aqui algumas dicas para reduzir a incidência dessas multas em seu negócio.

1. Acompanhar o calendário de envio de perto

Os envios de dados ao eSocial são guiados por eventos, além de prazos para documentos ocasionais que já mencionamos. A principal causa para essas multas são atrasos em relação a essas datas. Sendo assim, para minimizar esses acontecimentos, você precisa ter uma agenda de entregas bem atualizada, além de estar atento a possíveis alterações no cronograma.

2. Time dedicado ao envio dos dados corretos

Se você quer reduzir erros e retrabalhos nos envios, além de algumas das multas do eSocial, então precisa ter uma equipe voltada exclusivamente para a gestão desses documentos. Isso aumenta a confiabilidade desse trabalho, reduzindo consideravelmente seus riscos. A longo prazo, isso custa bem menos do que as multas.

3. Investir na prevenção de acidentes e realização de exames auxiliar a evitar multas no eSocial

Por fim, mas não menos importante, garantir a saúde e integridade da sua equipe também contribui com a redução de multas. Afinal, muitas normas de segurança também têm multas atreladas quando não são cumpridas. A questão do ASO é apenas um exemplo.

Com essas informações, você já está um pouco mais preparado para evitar as multas do eSocial. Com a ajuda certa e acesso à tecnologia, você não terá dificuldade para cumprir isso.

Quer descobrir a ferramenta certa para gerir melhor a saúde ocupacional da sua equipe? Então entre em contato com a MedNet e veja como podemos te auxiliar.